こんにちは！最近、会議の事前準備をChatGPTに任せるようになってから、朝の時間がガラッと変わったちっぴーです！
今日は「会議準備ってこんなに重たかったっけ…」と感じているあなたに向けて、私が実際にやっている時短術をシェアしたいと思います。
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「明日、会議があるのに何も準備できてない…」のリアル
正直に言います。
ひと月ほど前まで、私の「会議前夜」はこんな感じでした。
子どもを寝かしつけた後、22時にやっとパソコンを開く。
資料を読み返そうとするけど、頭がうまく動かない。
「前回の議事録どこだっけ…」と探し回って15分経過。
課題の整理を始めたら、なんか論点がよくわからなくなってきた…。
気づいたら日付が変わっていて、「まあ明日なんとかするか」と寝る。
当日の会議では案の定、発言が薄くなって、後から「あのとき言えばよかった」と後悔する。
これ、毎回なんですよね。
「管理職なのにしっかり準備できていない」というプレッシャーが、じわじわと積み重なっていくんです。
「準備できていない」は、頭が悪いんじゃなくて、時間と余力がないだけ
ここで自分を責めていた時期もあったんですが、ある時気づいたんです。
問題は「意識が低い」とか「段取りが下手」とかじゃない。
単純に、「子育てと仕事と家事をフルで回している人間に、深夜に考える余力は残っていない」だけなんですよね。
それなのに「もっとちゃんとしなきゃ」とひたすら自分を追い込んでいた。
いや、それは無理ゲーというものですよ！
「努力が足りない」んじゃなくて、「戦略が足りなかった」だけでした。
試してみたら、本当に5分で終わった
そこで始めたのが、ChatGPTを「会議準備のアシスタント」として使う方法です。
具体的には、こんなプロンプトをベースにしています。
明日、[会議名]があります。
前回の主な議題は[〇〇]で、決定事項は[△△]でした。
今回のアジェンダは[□□]です。
私はチームリーダーとして参加します。
以下を整理してください：
①今回確認すべき論点（3つ以内）
②私から発言すべきことのたたき台
③想定される質問と簡単な回答案
これを入力して送るだけ。
返ってきた内容を見ながら「これは違うな」「これは使える」と取捨選択するのに、もう少し時間がかかることもありますが、それでも全部で5〜10分。
以前の「何をすればいいかわからない無限ループ」からは完全に脱出できました。
「ChatGPTに任せて大丈夫？」という不安への正直な答え
最初、私も思っていました。「AIが出した発言案なんて、薄っぺらくなるんじゃないか」って。
でも実際に使ってみてわかったのは、ChatGPTが作るのは「骨格」であって、「私の言葉」にするのは私自身ということです。
骨格があると、そこに肉付けするのはとても楽。
「この方向性で話せばいい」というレールが見えるだけで、会議本番での安心感がまったく違うんですよね。
逆に言えば、準備ゼロで会議に臨んでいたあの頃は、毎回レール無しで走っていたわけで…そりゃ疲れるはずですよね。
管理職ママにこそ「AI活用」をすすめたい理由
育児中の管理職って、「時間の使い方」が本当に命取りになります。
他の人より1日あたりの「思考できる時間」が少ない分、ひとつひとつのタスクで消耗してはいけない。
でも「管理職だから準備しないわけにはいかない」という責任感もある。
この矛盾を解消してくれるのが、AIなんだと思っています。
自分じゃなくてもできること（情報の整理・たたき台の作成）はAIに任せて、自分にしかできないこと（判断・意思決定・チームへの言葉がけ）に集中する。
これって「怠けている」んじゃなくて、「賢い時間の使い方」をしているだけ。
大事なことは「会議で何を決めるか」であって、「何時間かけて準備したか」じゃないはずですよね。
まとめ：5分の準備で、会議の質は変わります
今日お伝えしたことを整理すると、こんな感じです。
- プロンプトはシンプルでいい：議題・前回の決定事項・自分の立場、この3点を入れるだけで十分です
- AIの出力は「たたき台」として使う：全部採用しなくていい。使えるものだけ使う
- 「任せる範囲」を決める：思考の代替ではなく、整理のサポートとして使う
会議準備に毎回1〜2時間かけていたのが、5〜10分になりました。
その分、子どもとの会話に使える時間が増えた。それだけで、私の生活は十分豊かになったと感じています。
「もっとちゃんとしなきゃ」と自分を追い込んでいるあなたへ。
まずは明日の会議準備から、一度ChatGPTに聞いてみてください。拍子抜けするほど簡単に終わると思います。
次回は、議事録作成もChatGPTに任せている話をしようと思っています。
会議の前後をまるごとAIでサポートするルーティン、ぜひ一緒に作っていきましょう。
